Lorsque vous avez terminé de travailler sur un projet de construction ou de rénovation immobilière, vous pouvez avoir l’impression d’arriver au bout du chemin. Mais ce n’est pas encore terminé. Il est temps de déclarer que vous avez fini de travailler sur le projet. La déclaration d’achèvement aide les membres de votre équipe et les autres personnes qui vous ont aidé à savoir qu’ils peuvent maintenant passer à d’autres tâches liées à l’achèvement du projet. Elle montre également que quelqu’un a été responsable de la fin du projet, et l’encouragera à continuer à travailler avec d’autres sur des projets similaires à l’avenir. Cet article donne un aperçu de la manière dont vous pouvez déclarer l’achèvement d’un travail, afin que chacun comprenne ce qui a été fait et ce qui reste à faire à la fin d’un projet. Lisez la suite…
Qu’est-ce qu’une déclaration d’achèvement ?
Une déclaration d’achèvement de travaux est une déclaration officielle qui met en lumière le travail accompli dans le cadre d’un projet. Il s’agit donc d’une étape importante du cycle de vie de la gestion de projet (CGP). Elle est généralement signée par le chef de projet ou la personne responsable de l’achèvement du projet.
Une déclaration d’achèvement permet aussi à l’équipe de projet, aux clients et aux autres parties prenantes, de savoir que vous avez terminé le projet et qu’ils peuvent désormais passer à d’autres tâches.
Quels sont les différents types de déclarations d’achèvement de travaux ?
Pour votre information, il existe au moins deux types de déclarations d’achèvement de travaux, dont :
La lettre d’achèvement formelle
Il s’agit de la manière la plus formelle de déclarer que vous avez achevé un projet. Elle est généralement utilisée pour les grands projets et sera signée par le chef de projet. En d’autres termes, c’est un document formel qui fait état des tâches accomplies et de celles qui restent à effectuer dans le cadre du projet.
La lettre d’achèvement
Une lettre d’achèvement est une façon moins formelle de déclarer que vous avez terminé un projet. Elle est le plus souvent utilisée pour les petits projets « non-critiques » et ne doit pas être soumise à un processus d’approbation par signature. Vous pouvez également utiliser ce format si vous n’avez pas de signature à apposer.
Comment déclarer l’achèvement d’un travail ?
En fonction du type de lettre que vous rédigez, voici quatre exemples de la façon de déclarer l’achèvement d’un travail et de faire savoir aux autres que vous avez fini de travailler sur le projet :
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- Lorsqu’il y a une équipe de projet, vous pouvez envoyer un courriel à chacun de vos collaborateurs, pour lui faire savoir que vous avez terminé et que vous avez quelque chose à signer ;
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- Si vous travaillez dans une équipe dont le responsable signe la lettre, vous pouvez lui faire savoir que vous avez terminé le projet ;
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- Si vous travaillez sur un projet avec des clients, vous pouvez leur faire informer que vous avez terminé le projet en leur envoyant un courrier électronique ou tout simplement en leur téléphonant ;
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- Si vous êtes le chef de projet, vous pouvez envoyer une lettre au service des ressources humaines de l’entreprise ou au responsable du chef de projet pour leur faire savoir que vous avez terminé le projet.
Qu’est-ce qui fait une bonne déclaration d’achèvement ?
Vous pouvez rédiger votre propre déclaration d’achèvement ou en trouver une rédigée par quelqu’un d’autre et l’utiliser. Mais avant de rédiger quoi que ce soit, vous devez tenir compte des points suivants :
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- Vous devez impérativement savoir qui était responsable de l’achèvement du projet. Si vous n’en êtes pas sûr, demandez-vous qui a signé la lettre d’achèvement ;
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- Assurez-vous que la lettre de déclaration comprend toutes les tâches effectuées dans le cadre du projet, y compris ce qui a été livré et ce qui n’a pas été fait ;
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- La lettre doit obligatoirement indiquer l’objet du projet, les résultats attendus et la manière dont ils ont été mesurés ;
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- Assurez-vous également qu’elle indique la date d’achèvement du projet.
